أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية 

الحلول الرقمية لتنظيم وثائقك وسجلاتك!

تواجه مؤسسات وشركات اليوم تحديات كبيرة في إدارة وتنظيم الوثائق والسجلات. الفشل في إدارة والوثائق والسجلات بشكل فعال يمكن أن يؤدي إلى خسائر مالية كبيرة، وتأخير في اتخاذ القرارات، وفقدان ثقة العملاء. دورتنا بعنوان " أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية" من أهم دورات ادارة المكاتب والسكرتاريا والتطوير الاداري وادارة المعلومات، حيث ستزودك بالأدوات والمعرفة اللازمة لبناء نظام فهرسة وأرشفة قوي يحمي وثائق وسجلات مؤسستك ويضمن استمرارية أعمالها.

لماذا دورة أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية في معهد الحل الوحيد للتدريب؟

• دورة مُصممة من قبل خبراء في مجال ادارة المعلومات والسجلات الالكترونية بمحتوى مُتجدد ومُواكب لأحدث التطورات في مجال إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية

• مدربون مُؤهلون وذوو خبرة عملية واسعة تم اختيارهم بعناية ودقة

• بيئة تعليمية تفاعلية ومُمتعة من خلال دراسة حالات عملية وتطبيقات وتمارين واقعية 

• دعم مستمر من قبل فريق عملنا المختص ومتابعة مستمرة

• تقديم استشارات مجانية لمدة شهر كامل بعد الانتهاء من البرنامج لمتابعة مابعد التدريب

• تقديم شهادات معتمدة تُعزز سيرتك الذاتية وتُثبت كفاءتك

• شهادة حضور من معهد الحل الوحيد للتدريب

• شهادة معتمدة من كلية كامبريدج البريطانية للتدريب

   

الفئة المستهدفة لدورة أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية

• الموظفين في مختلف الإدارات والأقسام

• مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام

• العاملين في مجال الأرشفة وإدارة المعلومات

• أمناء السجلات

• مدراء المكاتب والعاملين في مجال السكرتاريا

   

أهداف دورة أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية

• بنهاية الدورة سيتمكن المشاركون من وضع خطة لتصميم نظام إدارة وثائق إلكترونية لمؤسستهم، تشمل تحليل الاحتياجات، وضع استراتيجية، تحديد المتطلبات التقنية، واقتراح نظام مناسب، مع إكمال جميع عناصر الخطة بنسبة 90% وفق نموذج مُعد مسبقاً.

• بنهاية الدورة سيتمكن المشاركون من تحديد الإجراءات الرئيسية في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الوثيقة (الإنشاء، التداول، الحفظ، الإتلاف) وتطبيقها على سيناريو افتراضي بنجاح بنسبة 90% على الأقل في تمرين تطبيقي.

• تطبيق جميع التمارين التدريبية ودراسة حالتين على الأقل، وتقديم ملاحظات بناءة على الحالات المدروسة بنهاية الدورة.

   

المحاور التدريبية لدورة أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الالكترونية

• مقدمة في إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية: المفاهيم، الأهمية، والتحديات

• أساسيات في المعايير الدولية لادارة السجلات والوثائق

• ISO 15489

• ISO 30300

• تخطيط وتصميم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية 

• تحليل احتياجات المؤسسة (تحديد الأهداف، دراسة الوضع الحالي، تحديد أنواع وحجم الوثائق، تحليل سير العمل، تحديد المستخدمين واحتياجاتهم، تحديد المتطلبات القانونية والتنظيمية)

• وضع استراتيجية لإدارة الوثائق الإلكترونية (وضع سياسات وإجراءات، وضع هيكل تنظيمي، تحديد معايير التصنيف والتكويد، تحديد معايير البيانات الوصفية Metadata، تحديد متطلبات الأمن والحماية)

• تحديد المتطلبات التقنية (متطلبات الأجهزة، البرمجيات، الشبكة، تكامل النظام مع الأنظمة الأخرى مثل ERP و CRM)

• البحث عن أنظمة إدارة وثائق إلكترونية مناسبة 

• اختيار نظام إدارة وثائق إلكتروني مناسب ووضع خطة التنفيذ

• تنفيذ النظام وتدريب المستخدمين وترحيل البيانات والتقييم والتحسين

• تقنيات إدارة الوثائق الإلكترونية

• Scanning، OCR ، Metadata Management، EDMS ، Cloud Storage

• أمن المعلومات وحماية الوثائق الإلكترونية (التشفير، التحكم في الوصول، النسخ الاحتياطي)

• إدارة دورة حياة الوثائق الإلكترونية

• مرحلة الإنشاء والتسجيل: إجراءات التسجيل، تخصيص البيانات الوصفية.

• مرحلة التداول والاستخدام: التحكم في الوصول، إدارة الإصدارات، سير العمل الإلكتروني.

• مرحلة الحفظ والأرشفة: معايير الحفظ طويل الأجل.

• مرحلة الإتلاف والتخلص: إجراءات الإتلاف الآمن، الاحتفاظ بسجلات الإتلاف.

• التقييم الدوري لجودة إدارة الوثائق.

• الجوانب القانونية والتنظيمية لإدارة الوثائق الإلكترونية: التوقيع الإلكتروني والتعاملات الإلكترونية.

• تطبيقات عملية ودراسات حالة وتمارين تطبيقية

حوّل وثائقك إلى أصول رقمية قيّمة، انضم الآن إلى دورة أساسيات إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية!